Arbeitgeber müssen alle ihre Mitarbeitenden mindestens einmal jährlich unterweisen, egal ob diese im Büro arbeiten oder in der Produktion. Immer wieder kommt die Frage auf: Wie lang muss eigentlich diese jährliche Unterweisung dauern? Welchen zeitlichen Umfang muss diese Sicherheitsunterweisung / wiederkehrende Unterweisung haben?
Die kurze Antwort ist: Das kann man so allgemein gar nicht sagen, da es auf die Gefährlichkeit der Tätigkeit ankommt, die die Mitarbeitenden ausführen. Je gefährlicher, desto länger muss eine jährliche Unterweisung sein. Konkrete Vorgaben dazu gibt es nicht. Wenn die jährliche Sicherheitsschulung allerdings nur wenige Minuten dauert, dann ist das definitiv zu kurz.
Die längere Antwort mit Tipps und Erfahrungswerten kommt jetzt.
Was sagen die Vorschriften dazu?
In der Praxis wird anstelle der jährlichen Unterweisung manchmal auch von der "jährlichen UVV" gesprochen (Achtung Verwechslungsgefahr: Damit kann auch die jährliche Arbeitsmittelprüfung von z. B. Gabelstaplern oder Kranen gemeint sein).
Das kommt daher, da neben anderen rechtlichen Vorgaben (Arbeitsschutzgesetz, Betriebssicherheitsverordnung) eine Unfallverhütungsvorschrift (Kurz: UVV) die Rechtsgrundlage für die jährliche Unterweisung ist, genauer gesagt die DGUV Vorschrift 1 mit dem Titel "Grundsätze der Prävention"
Diese und mehr für Sie relevante rechtlichen Vorgaben finden Sie in unserem Vorschriftenverzeichnis.
DGUV Vorschrift 1
In § 4 sagt die DGUV V1 folgendes:
"Der Unternehmer hat die Versicherten über Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Arbeit, insbesondere über die mit ihrer Arbeit verbundenen Gefährdungen und die Maßnahmen zu ihrer Verhütung [...] zu unterweisen; die Unterweisung muss erforderlichenfalls wiederholt werden, mindestens aber einmal jährlich erfolgen; sie muss dokumentiert werden.
DGUV Vorschrift 1 § 4
Hier steht also nur, dass die Unterweisung mindestens jährlich (bei jugendlichen unter 18 halbjährlich, das sagt das Jugendarbeitsschutzgesetz, JArbSchG § 29 Absatz 2) stattfinden muss und grob, was sie beinhalten muss.
Die geforderte Dokumentation kann rechtssicher z. B. durch ein Protokollbuch umgesetzt werden.
Zu der Dauer steht in diesem Paragraphen nichts. Zur Konkretisierung der DGUV Vorschrift 1 gibt es eine ausführlichere DGUV Regel ebenfalls mit dem Titel "Grundsätze der Prävention".
DGUV Regel 100-001
Die DGUV Regel 100-001 bezieht sich auf die einzelnen Paragraphen der DGUV Vorschrift 1, konkretisiert diese und gibt deren Umsetzung vor.
Zu dem oben zitierten § 4 aus der Unfallverhütungsvorschrift sagt die DGUV Regel bezüglich der Dauer nur folgendes.
"Art und Weise sowie der Umfang einer Unterweisung müssen in einem angemessenen Verhältnis zur vorhandenen Gefährdungssituation und der Qualifikation der Versicherten stehen."
DGUV Regel 100-001 Punkt 2.3.1
Dieser Passus sagt also auch nur aus, dass die Unterweisung länger dauern muss, je gefährlicher die ausgeführte Tätigkeit der Mitarbeitenden ist.
DGUV Information 211-005
Die DGUV I 211-005 mit dem Titel "Unterweisung – Bestandteil des betrieblichen Arbeitsschutzes" gibt noch weitere Handlungsempfehlungen für Unterweisungen allgemein ab.
"Abhängig vom Unterweisungsthema, den Teilnehmern und den angestrebten Unterweisungszielen ist auch die Zeitdauer für die Unterweisung unterschiedlich. Sie sollte im Allgemeinen 30 Minuten nicht überschreiten. Erfordern umfangreiche Themen mehr Zeit, sollten regelmäßig kurze Pausen berücksichtigt oder eingeplant werden, damit die Aufnahme- und Konzentrationsfähigkeit der Teilnehmer erhalten bleibt.
DGUV Information 211-005 Kapitel 4
Kurze (15- bis 30-minütige), inhaltlich nicht überfrachtete, dafür aber häufiger stattfindende und an aktuellen Problemen orientierte Unterweisungen sind weitaus effektiver als einmal jährlich stattfindende Veranstaltungen von eineinhalb- oder zweistündiger Dauer."
Hier wird also sogar gesagt, dass Unterweisungen 30 Minuten nicht überschreiten sollten, zumindest, wenn keine Pausen gemacht werden. Mit ausreichenden Pausen kann die Dauer einer Unterweisung auch erhöht werden.
Aber Achtung: Wenn der Umfang des Themas mehr Zeit erfordert, muss die Unterweisung auch länger als 30 Minuten dauern oder wie im Zitat beschrieben auf mehrere Sitzungen aufgeteilt werden. Diese Vorgabe zeigt nur, dass nicht ohne Pausen stundenlang unterwiesen werden sollte und darf nicht dazu führen, dass eine jährliche Unterweisung auf keinen Fall länger als 30 Minuten dauern darf/soll.
Ebenfalls eine Orientierungshilfe für die Länge gibt das Ende des Zitats: Bei einer nur einmal im Jahr stattfindenden Unterweisung ist eine Dauer von 1,5 bis 2 Stunden üblich.
Erfahrungswerte und Empfehlungen
Wie die DGUV Information 211-005 selbst schreibt, muss eine jährliche Unterweisung nicht so aussehen, dass sie tatsächlich nur einmal im Jahr stattfindet und dafür stundenlang dauert. Wenn man beispielsweise vierteljährlich jeweils eine viertel oder halbe Stunde unterweist, dann erfüllt man damit in Summe bezüglich der Dauer auch die Vorgaben für die geforderte jährliche Unterweisung und durch die größere Regelmäßigkeit kann man auch immer auf aktuelle Themen eingehen.
Dokumentieren Sie also auch anlassbezogene Unterweisungen immer (z. B. vor neuer Tätigkeit, Einsatz eines neuen Arbeitsmittel oder nach einem Unfall bzw. Beinaheunfall). Unterweisen Sie mehrere Male im Jahr anlassbezogen, dann können Sie auch daraus eine jährliche Unterweisung konstruieren, wenn Sie dies durch die Dokumentation beweisen können.
Empfehlungen für die Dauer je nach Tätigkeit
Folgend aufgelistet sind Zeitdauern, die sich in der Praxis für verschiedene Tätigkeiten bewährt haben.
- Homeoffice: ca. 15-30 Minuten
- Arbeitsplatz im Büro: ca. 30 Minuten
- Bedienen von Flurförderzeugen (Gabelstaplern), Kranen, Baumaschinen (Bagger, Lader), Hubarbeitsbühnen etc.: 1 bis 2 Stunden
- Bedienen mehrerer mobiler Arbeitsmittel (siehe Punkt vorher): 2 bis 3 Stunden.
Werden viele gefährliche Tätigkeiten parallel im Arbeitsalltag der Mitarbeitenden ausgeführt, kann es auch nötig sein aus der jährlichen Unterweisung eine halbtägige Veranstaltung zu machen. Die Spanne reicht also von etwa einer halben Lehreinheit (LE) / Unterrichtseinheit (UE) bis hin zu 4 Unterrichtsstunden je 45 Minuten.
Fertige Präsentationen für jährliche Unterweisungen
Die Präsentationen für die jährliche Unterweisung von Fahr- und Steuerpersonal vom Resch-Verlag sind so aufbereitet, dass sie in 0,5 bis 1,5 Stunden behandelt werden können je nachdem wie ausführlich man die Folien behandelt.
Wenn Sie Unterweisungsinhalte extern einkaufen können Sie sich beim Resch-Verlag zudem darauf verlassen, dass die Unterweisungsinhalte korrekt und ausreichend sind und nicht von Behörden bemängelt werden.
Zudem enthält jede Unterweisung einen abgestimmten kurzen Testbogen, damit dokumentiert werden kann, dass die Unterweisungsinhalte auch tatsächlich von den Teilnehmenden verstanden wurden.
Folgen bei zu kurzer Dauer
Kommt eine Aufsichtsbehörde (BG, Gewerbeaufsicht etc.) in einem Betrieb vorbei, um den Arbeitsschutz zu überprüfen, werden meist Nachweise über die jährliche Unterweisung gefordert. Was dann passieren kann, falls die Dauer zu kurz war, ist, dass die jährlichen Unterweisungen bemängelt werden. Die Folge sind dann meist Auflagen und strikte Vorgaben für die Zeitintervalle und Längen von Unterweisungen.
Ist es durch eine zu kurze jährliche Unterweisung zu einem Unfall gekommen, kann der Verantwortliche im Unternehmen für den Unfall haftbar gemacht werden. Im schlimmsten Fall kann hier also eine Geld- oder sogar Freiheitsstrafe drohen. Der Grund, um den Verantwortlichen in die Haftung zu nehmen, ist dann meist ein Organisationsverschulden.
Hinweis: Neben der wiederkehrenden jährlichen Unterweisung gibt es noch mehr Unterweisungsanlässe, nämlich immer dann, wenn sich etwas ändert oder etwas vorgefallen ist.
Häufige Fragen und Antworten
Wie lang muss eine jährliche Unterweisung dauern?
Die Länge einer jährlichen Unterweisung hängt von der Art der Tätigkeit ab. Je gefährliche die Tätigkeit der Mitarbeitenden ist, desto länger muss die jährliche Unterweisung sein. In der Praxis haben sich 0,5 (Bürotätigkeit) bis 3 Stunden (z. B. Personal was Stapler und Krane bedient) etabliert.
Gibt es eine konkrete Vorgabe für die Länge einer jährlichen Unterweisung?
Nein, eine konkrete bindende Vorgabe gibt es nicht. Am Stück ohne Pausen sollte eine Unterweisung nicht länger als 30 Minuten sein und wenn die Unterweisung nur einmal jährlich stattfindet kann auch eine 1,5 bis 2-stündige Veranstaltung nötig sein (DGUV I 211-005 Kapitel 4).
Was kann passieren, wenn die jährliche Unterweisung zu kurz ist oder versäumt wurde?
Neben Auflagen von Aufsichtsbehörden (Kürzeres Zeitintervall, Vorgabe von Dauer und Inhalten) können nach einem Unfall auch Rechtsfolgen wie Geld- und Freiheitsstrafe auf die Verantwortlichen im Unternehmen zukommen, wenn die unzureichende jährliche Unterweisung unfallursächlich war.
